De nos jours, l’aspect pratique et ergonomique est très recherché dans notre travail. Faire le plus de travail avec le moins de temps que possible. L’on repousse toujours les limites du possible. Passer au numérique est donc une nécessité. Quoi de mieux qu’un logiciel. Mais qu’est-ce réellement un logiciel ? En informatique, c’est l’ensemble d’une séquence d’instructions qui sera interprété par une machine afin de réaliser une opération. Cet ensemble de séquences détermine quelle tâche la machine doit accomplir donnant son aspect fonctionnel.
La gestion des taches
Dans la location de véhicule, la traçabilité des mouvements est très importante. De l’entrer à la sortie. Le logiciel de location permet d’établir un contrat de location. Il suffit juste d’en définir les spécificités. Ces logiciels prennent en charge aussi les conducteurs, les prestations liées à la location et le conducteur. Ainsi, un système de tarification est facilement mis en place. Que cela soit en journée, pour la semaine, sur le mois ou encore le temps d’un week-end. Le logiciel de location de voiture peut aller jusqu’à la prise en compte des assurances. Mais dans la gestion des taches, la planification que cela soit de location ou de réservation est à prendre en compte pour éviter que les conflits. La location de véhicule n’est jamais facile surtout si l’on gère un parc automobile assez important. Utiliser un logiciel de location facilite la promotion du service offert au particulier ou encore au professionnel désireux d’être véhiculé sans les traçât du quotidien sur l’entretien ou les parkings. Ainsi le client peut facilement faire sa réservation en ligne, choisir son véhicule et les conditions avec lesquelles il souhaite l’utiliser que ce soit en location longue durée ou en location court durée. Utiliser un logiciel de location permet d’avoir un planning toujours à jours consultables à tout moment. Tout comme vous pouvez le voir sur www.hitech.fr.
Un logiciel optimal
Dans son utilisation, il faut être prudent, car tous les logiciels de location de voiture ne se valent pas tous forcements. Il faut trouver celui qui reprend toutes nos exigences et nos attentes. Le but étant de faciliter les choses. Il existe quelques fonctionnalités très importantes pour garantir un traitement optimal. Pour les activités qui présentent une durée assez Courte. Cycle complet de vente, élaboration de devis jusqu’à la sortie de la facturation sans oublier les contrats de réservation. Ce logiciel doit avoir l’option de planification avec une ergonomie simple et claire, accessible à tous. Pour les activités aux durées longues : le logiciel doit intègre une fonctionnalité spécifique de gestion. Que cela soit la vente ou l’achat, qui doit être en capacité à estimer les coups d’entretien, de réparation. L’application d’une fonction historique de véhicule serait avantageuse pour toutes les parties. Le logiciel de gestion de parc automobile, dans la location de voiture, l’on doit être en mesure d’anticiper ou d’être très réactif lors de sinistres et dans l’application de l’assurance. Cette fonctionnalité permet l’optimisation de nos actions et évite de l’accès de la concurrence sur nos partenaires. De planifier des alertes kilométriques pour chaque véhicule pour mieux les entretenir. Cette alerte pouvant être bloquant si l’alerte est à risque ou à titre de rappel. Très important, le logiciel de location de véhicule doit être aussi une aide à la décision. Elle offre une manière assez simple d’aborder le côté statistique et détaille d’analyse sur retour d’activité. Sur l’exploitation de ses données, repose la prospérité avenir de l’entreprise, de l’activité et de la satisfaction des clients. Et enfin, vient la partie comptabilité. Elle doit offrir la possibilité d’export de toutes les données comptables vers l’outil de gestion comptable.
Logiciel de location et ses annexes
Il est toujours utile d’avoir une partie annexe dans l’utilisation des logiciels de gestion et de location. Premièrement, la consultation via des matériels tels que les tablettes ou plus précisément, la création d’application qui permet la consultation des données que l’on soit administrateur ou utilisateur simplement. Cette application permet de réduire le risque de litige et au passage permet de gagner du temps. Aussi, l’instauration de web-service sur le logiciel de location de véhicule car 30% des réservations se font via internet de nos jours. Ce module, mis à disposition des internautes permet le recueil d’informations stratégiques et concurrentielles. Disponibilité, date, catégorie, ou l'agence la plus sollicitée vous permettront de modifier ou de rajuster les actions d’administration et d’investissement futur. Synchroniser un espace client au logiciel de location de voiture permet aussi une bonne gestion des clients. Ainsi, ils ont un aperçu en temps réel de son contrat de sa prise en charge et des modifications qu’il peut faire sur sa location.
L’éditeur
Il est très important de prendre en compte cette dernière partie. Pour le logiciel de location de voiture, ne faire appel qu’a un éditeur de confiance. Non-négligeable, l’éditeur nous accompagnera tout au long du temps où nous aurons à utiliser le logiciel. Il faut être très pointilleux sur le support que le prestataire mettait en place l’éditeur pour la maintenance et le côté technique. Y aura-t-il un interlocuteur dédié ou faudra-t-il passer de longs moments au téléphone avant d’avoir un responsable ? Il faut exiger un interlocuteur avec qui l’on pourra avoir une facilité d’interaction de préférence une personne ayant participé à l’élaboration du projet. Il faut s’assurer aussi que toutes les clauses du contrat de partenariat soient claires et applicables sans ambiguïté pour les deux parties. Le professionnalisme et l’expertise sont un élément à prendre en compte, l’éditeur est-il en litige avec d'autres clients ? Est-il sujet à des contentieux ? Quelle référence il peut vous communiquer. Travailler avec le bon éditeur de logiciel permet de garantir des services de qualité. S’il ne partage pas votre vision du logiciel de location alors n’hésite pas à mettre un terme au partenariat et de trouver un autre.
